La digitalisation du contrat de travail et son suivi au quotidien, sont une perpétuelle préoccupation pour les Directions des Ressources Humaines, et les Directions des Etablissements Sociaux et Médicaux Sociaux où le taux de turn-over est très important.
Comme disait Pigault-Lebrun : « La valeur n’est valeur qu’autant qu’elle est utile ».
Que diriez-vous si un outil full web pouvait accélérer la transformation digitale de vos contrats de travail et vous faire gagner en efficience comme :
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Sécuriser la conception des contrats par vos experts métiers habilités,
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Décentraliser et sécuriser la production des contrats aux managers intermédiaires,
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Supprimer la dépendance aux outils bureautiques sur les postes de travail,
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Éviter les ressaisies inutiles en favoriser l’interopérabilité de votre SIRH,
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Sécuriser la gestion des ressources humaines : prolongation de période d’essai, fin de contrat,…
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Tout en évitant les impressions intermédiaires inutiles !
1- Quel cycle pouvons-nous digitaliser ?
La vie d’un contrat de travail peut être simplifiée en 2 phases :
- La pré-signature : de la préparation interne à la contractualisation avec le salarié
- L’après-signature : validation de la période d’essai, traitement des avenants de travail et modification réglementaire, et ordonnancement du flux documentaire relatif au départ.
Il est bon de le savoir avant de digitaliser vos contrats de travail.
Premièrement, penchons-nous sur la phase « pré-signature » qui correspond :
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À la préparation du contrat de travail,
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À sa modélisation,
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Au processus de validation interne entre les services de votre organisation (RH, manager intermédiaires de service…)
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Sans oublier l’actualisation et la mise à jour des clauses d’ordre générales afférentes aux dispositions réglementaires en vigueur : code du travail, convention collective, accords d’entreprises, etc.
En digitalisant la « pré-signature », vous pourrez déporter « aux sachants » : Services Juridique et ou les Directions Ressources Humaines la conception des modèles de contrats de travail associés à votre organisation et laisser aux managers intermédiaires de votre organisation : chef d’établissements, chefs de services, etc. … Le soin de rédiger et de contractualiser les contrats en face à face.
La phase de la « pré-signature » a pour objectif de pouvoir automatiser et donc sécuriser la création informatisée du salarié nouvellement embauché en évitant la ressaisie humaine de toutes les informations administratives : adresse, n° de sécurité sociale, RIB, … dans votre SIRH
Concernant les documents nativement électroniques créés avec la solution ils pourront être versés dans une GED et ou dans un coffre-fort électronique du salarié et de l’entreprise.
En optant pour ce type de digitalisation vous sécuriser la production de masse de tous vos contrats en évitant les mauvais « copier collé » et vous actualisez aisément les mises à jour en fonction de l’évolution de la législation sans craindre de générer des erreurs critiques préjudiciables à votre organisation.
Concernant la phase de « l’après-signature » du contrat de travail, vous allez pouvoir faire des gains de productivité et sécuriser la gestion de vos ressources humaines dans votre organisation.
Qui mieux qu’un manager direct peut réellement savoir si l’on doit garder ou pas un salarié en période d’essai ? A ne pas douter, la gestion des alertes automatisées de fin de période d’essai peut permettre d’éviter des procédures inutiles de licenciement pour une simple date dépassée.
Envoyer un mail automatique avant échéance et valider l’engagement définitif de la personne recruté devient un jeu d’enfant et vous sécurise d’une éventuelle procédure aux prud’hommes.
Quant à la gestion de l’avenant au contrat de travail dans le secteur des ESMS où les évolutions des conventions collectives et des accords d’entreprises sont monnaie courante, le fait d’automatiser et sécuriser la production de ces documents en fonction des profils salariés et de manière intégrée à votre SIRH devient une véritable source de simplicité et éveille l’intérêt des utilisateurs métiers.
Enfin, toute la partie de production documentaire afférent au départ d’un salarié de votre structure, et qu’elle en soit le motif, génère une production de documents : solde de tout compte, certificat de travail, attestation Assedic, etc. … Qu’il va falloir produire et remettre au salarié partant.
Industrialiser et automatiser la production - dans leur complétude - de ces documents et Cerfa devient une véritable action de traitement dans l’application cible.
2- Une solution globale pour vous mettre en valeur !
La digitalisation n’est pas là pour remplacer votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes et des collaborateurs de votre organisation.
Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre votre impact sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent !
Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, votre solution de digitalisation des contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés
Adieu les fichiers Excel que personne ne veut plus voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par une solution de BI adaptée sur un extranet….
Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme.
Horizons Group - intégrateur des solutions de gestion certifiée CEGID Partenaire et OSTENDI dans le cadre notre offre SOCIAL BY HORIZONS restons à votre écoute pour répondre à vos interrogations et mettre en œuvre la meilleure solution globale en adéquation à vos attentes.
Vous voulez en savoir plus, RDV le mardi 11 avril 2023 à 10h30 pour notre webinar co animer avec notre partenaire Ostendi, avec la participation d’ITINOVA association ESMS utilisatrice de la solution OSIDOC.
