La digitalisation du contrat de travail et son suivi au quotidien, sont une perpétuelle préoccupation pour les Directions des Ressources Humaines, et les Directions des Etablissements Sociaux et Médicaux Sociaux où le taux de turn-over est très important.
Comme disait Pigault-Lebrun : « La valeur n’est valeur qu’autant qu’elle est utile ».
Que diriez-vous si un outil full web pouvait accélérer la transformation digitale de vos contrats de travail et vous faire gagner en efficience comme :
Sécuriser la conception des contrats par vos experts métiers habilités,
Décentraliser et sécuriser la production des contrats aux managers intermédiaires,
Supprimer la dépendance aux outils bureautiques sur les postes de travail,
Éviter les ressaisies inutiles en favoriser l’interopérabilité de votre SIRH,
Sécuriser la gestion des ressources humaines : prolongation de période d’essai, fin de contrat,…
Tout en évitant les impressions intermédiaires inutiles !
1- Quel cycle pouvons-nous digitaliser ?
La vie d’un contrat de travail peut être simplifiée en 2 phases :
- La pré-signature : de la préparation interne à la contractualisation avec le salarié
- L’après-signature : validation de la période d’essai, traitement des avenants de travail et modification réglementaire, et ordonnancement du flux documentaire relatif au départ.
Il est bon de le savoir avant de digitaliser vos contrats de travail.
Premièrement, penchons-nous sur la phase « pré-signature » qui correspond :
À la préparation du contrat de travail,
À sa modélisation,
Au processus de validation interne entre les services de votre organisation (RH, manager intermédiaires de service…)
Sans oublier l’actualisation et la mise à jour des clauses d’ordre générales afférentes aux dispositions réglementaires en vigueur : code du travail, convention collective, accords d’entreprises, etc.
En digitalisant la « pré-signature », vous pourrez déporter « aux sachants » : Services Juridique et ou les Directions Ressources Humaines la conception des modèles de contrats de travail associés à votre organisation et laisser aux managers intermédiaires de votre organisation : chef d’établissements, chefs de services, etc. … Le soin de rédiger et de contractualiser les contrats en face à face.
La phase de la « pré-signature » a pour objectif de pouvoir automatiser et donc sécuriser la création informatisée du salarié nouvellement embauché en évitant la ressaisie humaine de toutes les informations administratives : adresse, n° de sécurité sociale, RIB, … dans votre SIRH
Concernant les documents nativement électroniques créés avec la solution ils pourront être versés dans une GED et ou dans un coffre-fort électronique du salarié et de l’entreprise.
En optant pour ce type de digitalisation vous sécuriser la production de masse de tous vos contrats en évitant les mauvais « copier collé » et vous actualisez aisément les mises à jour en fonction de l’évolution de la législation sans craindre de générer des erreurs critiques préjudiciables à votre organisation.
Concernant la phase de « l’après-signature » du contrat de travail, vous allez pouvoir faire des gains de productivité et sécuriser la gestion de vos ressources humaines dans votre organisation.
Qui mieux qu’un manager direct peut réellement savoir si l’on doit garder ou pas un salarié en période d’essai ? A ne pas douter, la gestion des alertes automatisées de fin de période d’essai peut permettre d’éviter des procédures inutiles de licenciement pour une simple date dépassée.
Envoyer un mail automatique avant échéance et valider l’engagement définitif de la personne recruté devient un jeu d’enfant et vous sécurise d’une éventuelle procédure aux prud’hommes.
Quant à la gestion de l’avenant au contrat de travail dans le secteur des ESMS où les évolutions des conventions collectives et des accords d’entreprises sont monnaie courante, le fait d’automatiser et sécuriser la production de ces documents en fonction des profils salariés et de manière intégrée à votre SIRH devient une véritable source de simplicité et éveille l’intérêt des utilisateurs métiers.
Enfin, toute la partie de production documentaire afférent au départ d’un salarié de votre structure, et qu’elle en soit le motif, génère une production de documents : solde de tout compte, certificat de travail, attestation Assedic, etc. … Qu’il va falloir produire et remettre au salarié partant.
Industrialiser et automatiser la production - dans leur complétude - de ces documents et Cerfa devient une véritable action de traitement dans l’application cible.
2- Une solution globale pour vous mettre en valeur !
La digitalisation n’est pas là pour remplacer votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes et des collaborateurs de votre organisation.
Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre votre impact sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent !
Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, votre solution de digitalisation des contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés
Adieu les fichiers Excel que personne ne veut plus voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par une solution de BI adaptée sur un extranet….
Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme.
Horizons Group - intégrateur des solutions de gestion certifiée CEGID Partenaire et OSTENDI dans le cadre notre offre SOCIAL BY HORIZONS restons à votre écoute pour répondre à vos interrogations et mettre en œuvre la meilleure solution globale en adéquation à vos attentes.
Vous voulez en savoir plus, RDV le mardi 11 avril 2023 à 10h30 pour notre webinar co animer avec notre partenaire Ostendi, avec la participation d’ITINOVA association ESMS utilisatrice de la solution OSIDOC.
La digitalisation du contrat et son suivi au quotidien, sont une perpétuelle préoccupation pour les directions juridiques, les directions financières, les directions achats, et les moyens généraux, dans les entreprises et les organisations de toute nature !
Comme disait Pigault-Lebrun : « La valeur n’est valeur qu’autant qu’elle est utile ».
D’après une étude faite par le Cercle Montesquieu et Francis Lefebvre en 2022 : 40% des directions juridiques s’interrogent sur les bénéfices obtenus grâce à la digitalisation et 32% se questionnent sur le type d’outil à adopter.
Bruno et Maurice consultants experts vous apportent une première réponse à ces préoccupations où la recherche des gains de productivité en période inflationniste devient la première des priorités.
1- Quel cycle voulez-vous digitaliser ?
La vie d’un contrat, de quelque nature que ce soit, peut être simplifiée en 3 phases :
- La pré-signature,
- L’après-signature
- L’après-échéance.
Il est bon de le savoir avant de digitaliser vos contrats. Premièrement, penchons-nous sur la phase « pré-signature » qui correspond à la création du contrat et à sa négociation entre les parties.
En digitalisant la « présignature », vous pouvez enregistrer les modèles de contrats fréquemment utilisés dans votre organisation et les mettre à jour de manière unique dans l’application cible retenue...
En optant pour ce type de digitalisation vous sécuriser la production de masse de vos contrats en évitant les mauvais « copier collé » et vous actualisez aisément les mises à jour en fonction de l’évolution de la législation sans craindre de générer des erreurs critiques préjudiciables à votre organisation.
En digitalisant « l’après signature », vous bénéficiez d’un gain de temps considérable au quotidien. Ainsi, il est possible d’automatiser le suivi des échéances importantes aux contrats et de notifier les parties intervenantes par un simple e-mail programmé. L’audit des contrats et leur consultation sont facilités grâce à un archivage à valeur probatoire pour garantir l’intégrité du document dans le temps. Grâce aux rapports et statistiques disponibles, c’est un véritable gain de temps qui s’offre à vous puisqu’il peut analyser les clauses les plus visionnées et celles qui le sont moins.
Il peut ainsi retravailler ses documents selon les rapports étudiés. Enfin, la dernière étape de digitalisation, « après échéance », vous permet d’être notifiés au bon moment pour ne manquer aucune deadline. Dans le cas d’un contrat reconduit, toutes les parties intervenantes aux contrats bénéficient d’une notification automatisée.
Pour ce qui est des clauses dites de « survivance », telles que les clauses de confidentialité et les garanties qui sont pour la plupart difficiles à suivre, elles peuvent être analysées et suivies de manière efficace.
Les bénéfices de la digitalisation post-signature et post-échéance permettent également d’automatiser les processus comptables associés aux contrats fournisseurs, comme la génération de commandes d’achat, la réception automatique, le rapprochement avec les factures fournisseurs et la constitution d’un ensemble de documents de piste d’audit pour les entreprises et les organisations...
2- Quels types de contrats voulez-vous digitaliser ?
Lors du lancement d’un projet de digitalisation des contrats, il est toujours pertinent d’établir vos besoins, vos objectifs et d’en parler avec un expert pour vous assurer que le produit se trouve en adéquation avec les attendus de votre activité.
Votre service juridique doit sûrement avoir une volumétrie contractuelle conséquente à gérer. Il existe une multitude de types de contrats comme les contrats de vente, de distribution, de prestation, de fournisseurs, de baux, de travail, etc… Étudions ensemble quelques exemples de bénéfices obtenus par la digitalisation.
Pour vos contrats de vente, chaque demande de consultation d’un contrat pourra être effectuée par le collaborateur directement dans la solution. Vous allez ainsi optimiser votre temps de travail et consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.
Pour vos contrats fournisseurs, automatisez votre suivi et alertez automatiquement les responsables achats et autres personnes référentes aux contrats en question.
Comme vous pouvez les constater, il y a pléthore de bénéfices à tirer d’une digitalisation au niveau contractuel. A ce stade, vous demandez-vous si le digital va remplacer votre travail ?
3- Une solution globale qui vous met en valeur ?
La digitalisation n’est pas là pour remplacer votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes et des collaborateurs de votre organisation.
Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre votre impact sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent !
Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, votre solution de digitalisation des contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés
Adieu les fichiers Excel que personne ne veut plus voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par une solution de BI adaptée sur un extranet….
Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme.
Outre les avantages évidents d’une solution digitale, vous avez également la possibilité d’obtenir des statistiques claires et compréhensibles un coup d’œil. Utile pour les réunions avec son N+1 ou sa Direction !
4- Quels sont les rôles des utilisateurs de la solution ?
La vraie question à se poser est : c’est qui fait quoi ?
Réfléchissons ainsi au rôle de chacun : de l’administrateur au collaborateur en passant par le simple lecteur. Pour améliorer votre réflexion, rappelez-vous : « qui vous demande souvent des informations relatives à un contrat ? ».
Pour ce qui est de l’administrateur, bien souvent un juriste, c’est celui qui va connaître en profondeur la solution afin de paramétrer et structurer les différents contrats stockés dans la solution. Les administrateurs vont aussi pouvoir attribuer les différents droits aux utilisateurs : édition, consultation, etc. Les accès sont aussi paramétrables par dossier, ou même par fichier. Les membres de votre service juridique qui travaillent sur le fond du contrat « que ce soit sa vérification, son analyse » sont reconnus comme contributeurs.
Ces derniers peuvent accéder aux contrats, en créer grâce aux modèles et en importer de nouveaux. Enfin, les personnes ayant le statut de lecteur peuvent consulter librement les contrats et autres documents auxquels ils ont les droits d’accès.
Maintenant que vous avez toutes ces informations, il vous faudra définir avec vos équipes si un projet de digitalisation des contrats est pertinent pour votre organisation et s’il faut encore attendre avant de le mettre en œuvre.
Horizons Group intégrateur des solutions de gestion et nos consultants experts restent à votre écoute pour approfondir ce sujet avec et déployer les solutions les plus adaptées à vos attentes...
Auguste Detoeuf : « Le juriste est un technicien : c'est donc un homme qui a toujours raison. »
Horizons-Group sera présent le 20 Octobre 2022 au Forum National des Association et Fondations le rendez-vous incontournable du secteur associatif, de la philanthropie et de l’économie sociale et solidaire : 4 000 participants, 350 experts du secteur, 90 partenaires, 100 conférences.
À l’occasion de ce forum nous allons présenter notre offre dédiée aux associations, fondations et ESMS « Social by Horizons ».
Une offre unique, modulaire, évolutive et intégrée qui permet de piloter l’activité au quotidien et d’optimiser la gestion de la relation usager.
Social by Horizons, recouvre l’ERP, le SIRH, la BI, la gestion budgétaire, les ordres de mission et frais professionnels, les échanges avec la CAF, la dématérialisation des contrats et la GED.
Notre objectif via l’offre Social by Horizons est d’accompagner les associations, fondations et ESMS dans l’implantation d’un système d’information Evolutif, Performant et Sécurisé avec un seul partenaire pour l’intégration de l’ensemble des solutions.
Retrouvez-nous à l’espace n°107 le 20 octobre dès 8h30 au Palais des Congrès à Paris.
Pour suivre l’actualité du Forum National des Association et Fondations cliquer ici
Beaucoup estiment que cette étape est très importante car elle solidifie et conditionne tout le processus de travail de l’entreprise ou de l’organisation en fournissant les données nécessaires au bon fonctionnement du système d’information et à sa mise à jour régulière. Les données récoltées via le processus de dématérialisation vont servir à l’ensemble des départements selon les documents qui vont être pris en charge par la dématérialisation. On peut parler de la dématérialisation des factures entrantes et sortantes. Au-delà de l’obligation de la Loi française pour rendre numérique les factures sortantes pour toutes les entreprises d’ici 2024, la dématérialisation des factures va servir à différents départements de l’entreprise : service Comptable, service Commercial, service Production… En effet, les différents services peuvent collaborer et créer des synergies pour gagner en efficacité, des workflows de validation sur les documents peuvent être créer afin de limiter le temps de traitement de la demande tout en respectant les processus internes de travail et travailler en continu même à distance. La dématérialisation peut être appliquée à tout type de documents avec des objectifs organisationnels différents : documents RH, documents commerciaux, documents qualité, documents comptables et financiers…
Ainsi, l’entreprise évite le risque de perte d’informations (document papier égaré, non-accessibilité du document car une seule personne le détient, …) et rend accessible l’information à tous les collaborateurs qui en ont besoin et ce, depuis n’importe où, ce qui est une variable non négligeable aujourd’hui au regard de la crise sanitaire et du recours au télétravail qui tend à se démocratiser.
La dématérialisation devient un enjeu important pour les entreprises depuis la Loi Finances 2021 ; En effet, la Loi Française oblige les entreprises à dématérialiser leurs factures dans les prochaines années à venir :
Au-delà de cet aspect légal, la dématérialisation apporte de nombreux avantages pour les entreprises. Le gain de temps généré par la dématérialisation est l’un des points qui revient le plus souvent. En effet, vos salariés passent énormément de temps à lire les informations et encore plus à les rechercher. La dématérialisation permet donc de diminuer le temps de travail accordé à la recherche et à la lecture d’informations de vos salariés pour focaliser leur travail sur des tâches à haute valeur ajoutée. De plus, l’envoi de document papier contractuelle est d’environ 9€ selon une étude menée par BVA auprès de 410 entreprises. La dématérialisation permet donc de digitaliser le processus d’envoi de documentation et supprime ces coûts et engendre donc des économies. Par ailleurs l’envoi de documents papier a un impact environnemental entre l’utilisation de papier, de l’encre, le transport et le recyclage du papier qui n’est pas toujours fait par les entreprises. Ensuite, la rapidité commerciale permet de fidéliser et gagner plus de clients. La dématérialisation vous aide dans votre réactivité et la rapidité de votre réponse auprès des prospects ou des clients. En outre, la dématérialisation permet d’apparaitre comme une entreprise moderne et pérenne contrairement à une entreprise qui utilise toujours le papier pour converser avec ses clients. L’image de l’entreprise va donc être dynamique et moderne.
