La digitalisation du contrat et son suivi au quotidien, sont une perpétuelle préoccupation pour les directions juridiques, les directions financières, les directions achats, et les moyens généraux, dans les entreprises et les organisations de toute nature !

Comme disait Pigault-Lebrun : « La valeur n’est valeur qu’autant qu’elle est utile ».

D’après une étude faite par le Cercle Montesquieu et Francis Lefebvre en 2022 : 40% des directions juridiques s’interrogent sur les bénéfices obtenus grâce à la digitalisation et 32% se questionnent sur le type d’outil à adopter. 

Bruno et Maurice consultants experts vous apportent une première réponse à ces préoccupations où la recherche des gains de productivité en période inflationniste devient la première des priorités.

1- Quel cycle voulez-vous digitaliser ?

La vie d’un contrat, de quelque nature que ce soit, peut être simplifiée en 3 phases :

- La pré-signature,

- L’après-signature

- L’après-échéance.

Il est bon de le savoir avant de digitaliser vos contrats. Premièrement, penchons-nous sur la phase « pré-signature » qui correspond à la création du contrat et à sa négociation entre les parties.

En digitalisant la « présignature », vous pouvez enregistrer les modèles de contrats fréquemment utilisés dans votre organisation et les mettre à jour de manière unique dans l’application cible retenue...

En optant pour ce type de digitalisation vous sécuriser la production de masse de vos contrats en évitant les mauvais « copier collé » et vous actualisez aisément les mises à jour en fonction de l’évolution de la législation sans craindre de générer des erreurs critiques préjudiciables à votre organisation.

En digitalisant « l’après signature », vous bénéficiez d’un gain de temps considérable au quotidien. Ainsi, il est possible d’automatiser le suivi des échéances importantes aux contrats et de notifier les parties intervenantes par un simple e-mail programmé. L’audit des contrats et leur consultation sont facilités grâce à un archivage à valeur probatoire pour garantir l’intégrité du document dans le temps. Grâce aux rapports et statistiques disponibles, c’est un véritable gain de temps qui s’offre à vous puisqu’il peut analyser les clauses les plus visionnées et celles qui le sont moins.

Il peut ainsi retravailler ses documents selon les rapports étudiés. Enfin, la dernière étape de digitalisation, « après échéance », vous permet d’être notifiés au bon moment pour ne manquer aucune deadline. Dans le cas d’un contrat reconduit, toutes les parties intervenantes aux contrats bénéficient d’une notification automatisée.

Pour ce qui est des clauses dites de « survivance », telles que les clauses de confidentialité et les garanties qui sont pour la plupart difficiles à suivre, elles peuvent être analysées et suivies de manière efficace.

Les bénéfices de la digitalisation post-signature et post-échéance permettent également d’automatiser les processus comptables associés aux contrats fournisseurs, comme la génération de commandes d’achat, la réception automatique, le rapprochement avec les factures fournisseurs et la constitution d’un ensemble de documents de piste d’audit pour les entreprises et les organisations...

2- Quels types de contrats voulez-vous digitaliser ?

Lors du lancement d’un projet de digitalisation des contrats, il est toujours pertinent d’établir vos besoins, vos objectifs et d’en parler avec un expert pour vous assurer que le produit se trouve en adéquation avec les attendus de votre activité.

Votre service juridique doit sûrement avoir une volumétrie contractuelle conséquente à gérer. Il existe une multitude de types de contrats comme les contrats de vente, de distribution, de prestation, de fournisseurs, de baux, de travail, etc… Étudions ensemble quelques exemples de bénéfices obtenus par la digitalisation. 

Pour vos contrats de vente, chaque demande de consultation d’un contrat pourra être effectuée par le collaborateur directement dans la solution. Vous allez ainsi optimiser votre temps de travail et consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.  

Pour vos contrats fournisseurs, automatisez votre suivi et alertez automatiquement les responsables achats et autres personnes référentes aux contrats en question.

Comme vous pouvez les constater, il y a pléthore de bénéfices à tirer d’une digitalisation au niveau contractuel. A ce stade, vous demandez-vous si le digital va remplacer votre travail ?

3- Une solution globale qui vous met en valeur ?

La digitalisation n’est pas là pour remplacer votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes et des collaborateurs de votre organisation.

Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre votre impact sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent ! 

Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, votre solution de digitalisation des contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés

Adieu les fichiers Excel que personne ne veut plus voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par une solution de BI adaptée sur un extranet….

Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme.

Outre les avantages évidents d’une solution digitale, vous avez également la possibilité d’obtenir des statistiques claires et compréhensibles un coup d’œil. Utile pour les réunions avec son N+1 ou sa Direction !

4- Quels sont les rôles des utilisateurs de la solution ?

La vraie question à se poser est : c’est qui fait quoi ? 

Réfléchissons ainsi au rôle de chacun : de l’administrateur au collaborateur en passant par le simple lecteur. Pour améliorer votre réflexion, rappelez-vous : « qui vous demande souvent des informations relatives à un contrat ? ».

Pour ce qui est de l’administrateur, bien souvent un juriste, c’est celui qui va connaître en profondeur la solution afin de paramétrer et structurer les différents contrats stockés dans la solution. Les administrateurs vont aussi pouvoir attribuer les différents droits aux utilisateurs : édition, consultation, etc. Les accès sont aussi paramétrables par dossier, ou même par fichier. Les membres de votre service juridique qui travaillent sur le fond du contrat « que ce soit sa vérification, son analyse » sont reconnus comme contributeurs.

Ces derniers peuvent accéder aux contrats, en créer grâce aux modèles et en importer de nouveaux. Enfin, les personnes ayant le statut de lecteur peuvent consulter librement les contrats et autres documents auxquels ils ont les droits d’accès.

Maintenant que vous avez toutes ces informations, il vous faudra définir avec vos équipes si un projet de digitalisation des contrats est pertinent pour votre organisation et s’il faut encore attendre avant de le mettre en œuvre. 

Horizons Group intégrateur des solutions de gestion et nos consultants experts restent à votre écoute pour approfondir ce sujet avec et déployer les solutions les plus adaptées à vos attentes...

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