L’innovation digitale représente une réelle opportunité pour les établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS), à savoir les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), les foyers-logements pour personnes non dépendantes (EHPA), les centres d’action médico-sociale précoce ou encore les établissements et services d’aide par le travail (ESAT). Quels bénéfices pour ces structures ?
D’une part, la digitalisation permet de moderniser l’image des ESMS. La volonté de mettre en place des outils numériques montre que l’établissement est tourné vers l’avenir, qu’il souhaite simplifier la vie des résidents ou encore qu’il désire renforcer la transparence et la clarté de l’information. L’image véhiculée est forte et les valeurs transmises sont positives (confort, sécurité, bien-être, convivialité…). La conséquence ? Les familles des résidents ont confiance en l’établissement dans lequel a été admis leur proche.
D’autre part, la digitalisation contribuerait à professionnaliser et retenir le personnel. L’objectif ? Apporter à l’ensemble des collaborateurs un environnement propice à leur bien-être et à la productivité. Optimiser les missions quotidiennes du personnel, automatiser les tâches chronophages, limiter voire éviter certaines erreurs humaines, décharger le personnel de missions particulières… autant d’apports et de gains directement issus du numérique.
Pourquoi les structures médico-sociales doivent-elles revoir leur mode de fonctionnement ? L’évolution des attentes des résidents et/ou des usagers et l’impératif d’améliorer leur qualité de vie et leur suivi, la nécessité de former et retenir le personnel, les problématiques de financement (notamment la réforme SERAFIN-PH), l’évolution des réglementations concernant les ESMS… sont autant de raisons prouvant que ces établissements doivent repenser leur organisation ainsi que leurs processus métiers. L’objectif ? Gagner en cohérence et en efficience.
Concrètement, ces nouveaux modes d’organisation doivent s’inspirer des tendances suivantes :
La simplification des processus : grâce à la dématérialisation, les transactions courantes que sont les factures, les signatures, l’archivage de documents, sont automatisées, systématisées et normées. À la clé, des processus fluidifiés : les échanges de documents et d’informations sont instantanés et garantis. Enfin, la structure peut réaliser des économies sur les moyens alloués à ces tâches à faible valeur ajoutée.
L’adéquation du système d’information à l’organisation de la structure médico-sociale : il doit être capable de s’adapter et d’interagir avec les procédures mises en place au sein de l’établissement, tout en tenant compte de ses particularités telles que sa culture ou ses valeurs. Un système d’information performant permet de gérer et dépasser la complexité organisationnelle de l’établissement. Il s’aligne sur ses objectifs, centralise et harmonise l’information, tout en limitant les risques. L’objectif ? Gagner en pertinence et en productivité.
L’encadrement des mouvements de rapprochement : des changements de gouvernance peuvent s’opérer entre deux ou plusieurs établissements médico-sociaux. Réalisation d’un état des lieux de chaque structure avant rapprochement, plan d’actions, mise en œuvre du projet… chaque étape doit être encadrée pour que le regroupement soit une réussite. Le but ? Garantir l’alignement et la pérennité de la nouvelle structure via notamment une optimisation des processus métiers, une rationalisation des coûts, une efficacité accrue de la structure et ses équipes, etc.
Le décloisonnement des services qui se traduit par la mise à disposition d’un même niveau d’information pour tous en temps réel. Les structures médico-sociales pourraient gagner en souplesse et en réactivité grâce à une communication reposant sur des données identiques. Fin 2018, les EHPAD privés réclamaient également un décloisonnement de l’offre de soins et de services (rendre des services à domicile, prendre en charge les petites urgences médicales, etc.).
Comment les établissements médico-sociaux peuvent-ils améliorer leur capacité à créer de la valeur ? Plusieurs éléments sont à prendre en compte :
Le respect de la conformité : le suivi des évolutions liées au contexte réglementaire est indispensable pour anticiper les dépenses ou les investissements à venir.
L’intégration de tous les processus financiers : il est essentiel pour une structure médico-sociale de disposer d’une visibilité à 360° sur tous les flux
La maîtrise des achats, et notamment des achats dits « sauvages », correspondant à des besoins ponctuels et irréguliers qui n’entrent pas dans le cœur des prestations assurées par les établissements médico-sociaux.
Les collaborateurs évoluant au sein des fonctions Achats-Finance doivent aussi être sensibilisés à la digitalisation des établissements médico-sociaux et à ses enjeux.
Premièrement, il s’agit de renforcer l’expertise métier des équipes en professionnalisant les collaborateurs qui travaillent dans les fonctions achats et finance en :
Mettant en place un service entièrement dédié aux achats dont la principale mission est de faire des économies et d’effectuer des achats raisonnés et prioritaires. Cela permet aussi de décharger le responsable de la structure médico-sociale qui peut se consacrer à d’autres tâches.
Établissant une politique d’achats cohérente, capable de concilier les objectifs de performance et la qualité des prestations proposées aux résidents et aux usagers, tout en prenant en compte les enjeux de restriction budgétaire.
Deuxièmement, il est essentiel de donner aux équipes les moyens et outils nécessaires à la digitalisation et l’amélioration de leurs processus métiers. Concrètement, cela revient à l’installation de systèmes de gestion complets, pérennes et robustes qui permettent aux fonctions achats et finance d’être plus performantes : dématérialisation, pilotage des KPI, suivi financier, maîtrise des dépenses…
Enfin, les collaborateurs doivent pouvoir partager l’information, y compris avec l’extérieur. L’engagement des équipes des fonctions achats et finance nécessitent aussi la mise à disposition d’une information fiable en temps réel.
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