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A l’ère du numérique, la création de donnée est devenue exponentielle. Le traitement de ces données pour les entreprises devient compliqué pour les acteurs économiques. Les données collectées et indispensables pour le bon fonctionnement de l’entreprises sont souvent peu ou pas exploitées par les entreprises et notamment par les entreprises de petites tailles par méconnaissance ou par manque de ressources (humaines, matérielles ou financières).

Pourtant la gestion de la Data pour les entreprises est devenue un réel avantage compétitif et apporte un éclairage sur les activités internes de l’organisation et l’environnement global (interne et externe de l’entreprise).

Comment améliorer la gestion et le traitement des données dans votre entreprise ?

La Business Intelligence (BI) est l’ensemble des outils permettant de gérer et d’analyser les données de l’entreprise dans le but d’aider et de faciliter la prise de décision grâce à une vision actualisée pour les décisionnaires.

La BI apparait comme la solution indispensable pour la gestion des données pour les TPME en apportant un outil de management de l’activité, qui leur est accessible.

Comment fonctionne la Business Intelligence ?

Les outils de Business Intelligence disposent de plusieurs étapes dans la gestion des données. La phase de collecte et de gestion des données appelé Data management, l’analyse des donnés soit la Data Analyse et la visualisation de ces données qui correspond à la Data Visualisation.

- Le Data Management :

Cette étape consiste à collecter, historiser (données passées et actuelles), stocker et fiabiliser de manière sécurisée les données. Cette phase permet de convertir les données en informations. Les données sont brutes et par essence non-significatives tandis que les informations sont significatives et permettent la compréhension des données. Dans cette étape, il est important de s’assurer de la qualité et de la pertinence des données brutes ainsi que de leur intérêt pour l’activité. Cette phase détermine toute la suite du processus.

- La Data Analyse :

C’est l’analyse des données collectées et stockées durant l’étape précédente. La Data Analyse est ce qui va conditionner la compréhension des données, il est donc primordial de bien réaliser l’étape précédente. Pour que cette étape soit efficace, les indicateurs doivent être mis à jour à la demande, pour un pilotage en temps réel, ce que permettra l’automatisation de la collecte des données. Grâce à cette analyse, l’entreprise pourra déterminer les tendances futures et se préparer pour l’avenir.

- La Data Visualisation :

Cette dernière étape est la finalité du processus de gestion de la donnée. Elle consiste à transformer des données complexes en représentations structurées, synthétiques et visuelles pour faciliter leur compréhension et leur exploitation. On retrouve différents tableaux de bords et KPIs tels que les graphiques, les histogrammes, les courbes avec des codes couleurs d’alertes (vert, orange, rouge par exemple), ce qui simplifie la lecture des données complexes plutôt qu’un tableau brut. De plus, le partage et la diffusion de ces représentations est aussi primordiale afin d’informer les différentes parties prenantes en fonction de leurs droits d’accès, de leur fonction dans l’entreprise et de leurs besoins de façon la plus automatiser possible.

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Vous êtes en train de changer votre ERP ou de migrer vers une gamme d’ERP plus récente ?

La reprise de données est l’un des aspects à maîtriser pour un projet de changement ou de migration d’ERP réussi !

Cette migration des données a pour objectif de conserver l’ensemble de votre capital de connaissance ainsi que d’éviter de multiples reprises manuelles. L’enjeux étant d’avoir accès de manière simple et au bon endroit à l’ensemble des informations déjà détenues par l’entreprise, de permettre également la continuité de l’activité notamment par la reprise des en-cours.

Sans une bonne reprise de données, le projet sera mal réalisé et présentera des risques pour l’entreprise.

Voici 5 étapes pour réussir votre reprise de données :

• L’Analyse : L’analyse pour un projet d’ERP est primordiale pour que tous les aspects soient compris et bien réalisés. Cette phase d’analyse est tout aussi importante pour la reprise de données. En effet, la période d’analyse permet aux consultants d’identifier toutes les données présentes dans l’entreprise, de savoir où elles sont stockées initialement, l’intérêt de les collecter sur le nouvel environnement… Les consultants vont aussi classer ces données par catégorie : de référentiels soit les données sensibles, de structures qui analysent et organisent l’information et les données de gestion qui sont les données courantes et quotidiennes de l’entreprise. Ils évaluent aussi dans quelles conditions les en-cours d’activité peuvent être repris dans la nouvelle gestion d’activité.

• Le choix des données pour la reprise de données : Les consultants opérant la reprise de donnée dans une entreprise doivent sélectionner les données pertinentes et qui ont un intérêt pour l’activités de l’entreprise. C’est pourquoi, les consultants vous proposent des choix. Par exemple, vous pouvez décider avec votre consultant que les données au-delà de 15 ans ne sont plus nécessaires aux équipes de travail. Par ailleurs, il faut aussi prendre en compte la RGPD qui limite le stockage de certaines informations dites sensibles.

• L’implication des salariés et du chef de projet : Les salariés doivent s’engager sur ce projet car ce sont eux qui auront besoin des données par la suite. Une dynamique de collaboration est donc importante pour que le projet soit le plus réussi possible. Si la qualité des données n’est pas jugée suffisante, il peut être envisagé avec l’implication total des utilisateurs de les compléter ou de les modifier. Les règles et les moyens seront définis à la fin de l’analyse. Le chef de projet, quant à lui, vérifie que toutes les informations sont effectivement présentes et au bon endroit. Une fois ces travaux effectués, les données restent accessibles par les collaborateurs en mode lecture seulement, pour ne pas perturber le déroulé de la reprise de données.

• La reprise de données par catégorie : La reprise de données commence par la reprise des données de structures car ce sont celles qui vont organiser toutes les autres. On poursuit par les données de référentiels et pour finir, la reprise des données de gestion. Cette méthodologie en fonction des catégories de données permet de mieux comprendre les processus interne et rendre la reprise de données la plus fiable possible et optimale. 
• Le prestataire: il est fondamental de s’entourer de consultants compétents et expérimentés pour ce genre de projet.

Horizons-Group exerce depuis plus de 12 ans la reprise de données afin de garantir un projet SI réussi.

Patrice LECOMTE, dirigeant d’Horizons-Group a créé cette entreprise afin de répondre aux demandes complexes des TPME afin de leur offrir une réponse complète pour que leur projet SI. La reprise de données est l’une des hautes compétences acquises par Horizons-Group au fil des années et des projets. Nous sommes notamment sollicités par l’éditeur Cegid sur le sujet des reprises de données complexes chez leur clients directs afin qu’ils puissent bénéficier de notre expertise sur cette thématique délicate. Une bonne reprise de données permet de mener à bien le projet SI sur le long terme sans perdre les données collectées, condition cruciale et importante pour les entreprises pour conserver leur capital de connaissance et garantir la meilleure continuité d’activité possible.

Pour tous projets de reprise de données, n’hésitez pas à nous contacter via le mail : contact@horizons-group ou par téléphone au 04 37 03 56 28

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